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Atender con obra social exige controlar, en cada paciente, cuatro cosas: la cobertura (qué cubre y cuánto), la autorización o la orden cuando la entidad la pide, el coseguro que paga el paciente y la liquidación posterior para cobrarle a la obra social. Cada entidad tiene su propio convenio y sus propias reglas, así que lo más útil es armar un circuito fijo en el consultorio, registrar cada paso y revisar periódicamente qué quedó sin autorizar, sin presentar o sin cobrar.
¿Qué hay que gestionar cuando se atiende con obra social?
Atender a un paciente con obra social agrega al consultorio una segunda "cuenta" que seguir. Además del paciente, hay una entidad que cubre una parte, que puede exigir condiciones y que paga después. En la práctica, se traduce en cinco frentes:
- Cobertura: qué prácticas cubre el plan del paciente y en qué medida (un porcentaje del valor o un importe fijo por práctica).
- Autorización u orden: algunas obras sociales piden que la práctica esté autorizada, o que se complete una orden, antes de realizarla o de presentarla.
- Coseguro y otros importes a cargo del paciente: lo que el paciente paga en el consultorio, que depende de la entidad y del convenio.
- Registro de lo realizado: qué se hizo, en qué pieza y en qué fecha, porque de eso depende lo que se le puede reclamar a la entidad.
- Liquidación y cobro: reunir las prestaciones del período, presentarlas según el circuito de cada entidad y controlar que se cobren.
Un punto de partida importante: no existe un único circuito. Cada obra social define su convenio con el prestador, su nomenclador, qué prácticas requieren autorización y cómo se presenta la facturación. Lo que sigue es un marco general para ordenar el trabajo del consultorio; los requisitos concretos hay que tomarlos siempre de cada entidad.
¿Qué cubre una obra social? El PMO como piso y qué cambió con los coseguros
En Argentina, el Programa Médico Obligatorio (PMO) fija las prestaciones básicas que deben garantizar los agentes del seguro de salud; según los considerandos de la Resolución 1926/2024 del Ministerio de Salud, la Ley 26.682 obliga además a las prepagas a cubrirlo como mínimo en sus planes. Se creó por el Decreto 492/1995. La Resolución 201/2002, que aprobó el Programa Médico Obligatorio de Emergencia, incluye una sección de odontología (consultas, obturaciones, endodoncia, prevención, tratamiento periodontal, radiografías, extracciones, entre otras), y la Resolución 1991/2005 la integró al PMO. Esos mismos considerandos aclaran que, desde entonces, se fueron incorporando otras prestaciones y prácticas, así que ninguna lista aislada debe tomarse como el PMO completo y actual.
Para entender cómo están definidas las prácticas, sirve mirar el texto original de 2002, donde varias traían límites. Algunos ejemplos históricos de esa sección: la obturación se reconocía una única vez por pieza tratada; la tartrectomía, una vez por año en mayores de 18 años; los selladores, hasta los 15 años; el tratamiento periodontal, cada dos años. No los tomes como las condiciones vigentes de una entidad: cada obra social o prepaga tiene su plan, su convenio con el consultorio y su nomenclador, y los límites reales (por pieza, por edad o por frecuencia) se confirman con ella.
Qué cambió con los coseguros: la Resolución 1926/2024
El texto de 2002 también fijaba montos de coseguro. Son valores de esa época y no sirven hoy como referencia: la Resolución 1926/2024 (Boletín Oficial del 24 de junio de 2024) dejó sin efecto los aranceles de coseguros del PMO que no estuvieran exentos, y dispuso que las entidades pueden fijarlos libremente, de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias aplicables. Mantiene excepciones: las prestaciones de su anexo, las que menciona la Resolución 201/2002 y las que se encuentren exentas por tener cobertura integral en el PMO. Además, los valores deben informarse al afiliado al momento de la afiliación, y cualquier variación, con 30 días de antelación.
En la práctica, esto significa que el monto de coseguro de una práctica lo define cada entidad (salvo las exentas) y que el paciente debería conocerlo de antemano. Qué prácticas odontológicas están exentas, o siguen reguladas, no surge del texto de la resolución sino de su anexo y de la normativa vigente: conviene consultarlo con la entidad.
La consecuencia práctica es que el consultorio no puede "saber de memoria" lo que cubre cada plan ni cuánto corresponde cobrar de coseguro. Conviene tener la cobertura cargada y a la vista, práctica por práctica, y actualizarla cuando la entidad informe cambios.
Un circuito simple para cada paciente con obra social
Más que un procedimiento rígido, conviene un orden estable que todo el equipo siga. Una propuesta general, a adaptar al convenio de cada entidad:
| Momento | Qué se controla o se registra |
|---|---|
| Al dar el turno | Obra social, plan y número de afiliado del paciente; si trae credencial vigente; si la práctica prevista requiere autorización |
| Antes de atender | Que la orden o autorización esté completa y firmada cuando corresponde; que no falte documentación (por ejemplo, una radiografía) |
| En la atención | Registrar lo realizado: práctica, pieza y fecha; el coseguro o la diferencia que paga el paciente |
| Al terminar | Cobrar la parte del paciente y dejar asentado lo que corresponde reclamar a la obra social |
| Cada período | Reunir las prestaciones, presentarlas según el circuito de la entidad y revisar qué quedó sin presentar |
| Después de presentar | Controlar el cobro y revisar si alguna prestación fue observada o no pagada |
El punto débil de casi todos los circuitos es el mismo: lo que se pierde entre un paso y el siguiente. Una orden sin firmar, una autorización que nunca llegó o un turno atendido que no se incluyó en la liquidación son prestaciones realizadas que no se cobran, o que se cobran tarde.
Órdenes y autorizaciones: cómo seguirlas sin perder ninguna
Algunas obras sociales exigen que el odontólogo complete una orden y que el paciente la autorice, ya sea llevándola en papel o gestionándola por la web de la entidad. Lo difícil no es completar la orden, sino saber en qué etapa está cada una cuando hay decenas abiertas y varias personas involucradas.
Ayuda separar dos preguntas que suelen mezclarse:
- ¿En qué etapa está la orden? Por ejemplo: pendiente (todavía sin autorización), autorizada o presentada.
- ¿Qué falta para completarla? Por ejemplo: la autorización, la firma, una radiografía u otra documentación.
Son cosas distintas: una orden puede estar autorizada y, aun así, no estar lista porque falta una radiografía. Si se mezclan en un único estado, es fácil que lo pendiente quede escondido detrás de una etapa que parece avanzada.
Algunas costumbres que ayudan:
- Un solo lugar para todas las órdenes, en vez de papeles, chats y recuerdos del equipo.
- Revisión semanal de las pendientes y de las que tienen faltantes, para reclamar a tiempo al paciente o a la entidad.
- Guardar los archivos junto a la orden (la orden original, la autorización, las radiografías), para no buscarlos al presentar.
- Avisar al paciente con un mensaje claro de qué documentación falta, sin tener que explicarlo cada vez de cero.
Un ejemplo: el recorrido de una orden, de punta a punta
Para ver cómo se combinan la etapa y lo que falta, un caso ilustrativo (los datos son inventados). Laura necesita una endodoncia en la pieza 36, y su obra social pide una orden autorizada, una radiografía y la firma del paciente:
| Momento | Etapa de la orden | Qué falta | Qué hace el consultorio |
|---|---|---|---|
| 1. Se crea la orden | Pendiente | Autorización | Se completa la orden y se adjunta el original |
| 2. Espera la autorización | Pendiente | Autorización, presentación del paciente | Se le recuerda a Laura que debe gestionarla (en papel o por la web de la entidad) |
| 3. Llega la autorización | Autorizada | Radiografía, firma | Se adjunta la autorización y se tilda como resuelta; se anotan los faltantes |
| 4. Autorizada, con faltantes | Autorizada | Radiografía, firma | Sigue apareciendo al filtrar las órdenes con pendientes, aunque su etapa diga "Autorizada" |
| 5. Lista para presentar | Autorizada | Nada | Se presenta según el circuito de la entidad y recién entonces se pasa a "Presentada" |
La clave está en los pasos 3 y 4: una orden autorizada no es una orden completa. Si el equipo mira solo la etapa, la orden parece encaminada, y el faltante aparece recién al presentarla. Registrar aparte lo que falta es lo que permite detectarlo antes.
En DentalSoft, los cambios de etapa y de faltantes los hace el equipo a mano; el sistema no los modifica solo.
Cobertura, coseguro y diferencia de arancel: tres cosas distintas
Cuando el paciente tiene obra social, el importe de una práctica se reparte entre varias partes, y mezclar los conceptos es una fuente frecuente de errores de cobro:
| Concepto | Qué es | De qué depende |
|---|---|---|
| Cobertura | Lo que la obra social reconoce o paga al consultorio por la práctica | Del plan del paciente y del convenio con el consultorio |
| Coseguro | El importe que la entidad fija a cargo del afiliado por la prestación | De la entidad (salvo las prestaciones exentas), informado al afiliarse, como vimos |
| Diferencia de arancel | Lo que el consultorio cobraría por encima de lo que reconoce la entidad, si lo hiciera | Del convenio: puede no estar permitida y, si lo está, se rige por lo pactado |
Por eso no existe una regla única sobre cuánto paga el paciente: puede ser solo el coseguro, puede incluir otros conceptos o puede ser $0, según la práctica, el plan y el convenio. Los importes a cobrar dependen del convenio de cada consultorio con cada entidad y de la normativa aplicable; antes de cobrar algo que no sea el coseguro informado, conviene revisarlo en el propio convenio.
Cómo se expresa y se calcula la cobertura en el consultorio
La cobertura puede expresarse de dos maneras, y conviene poder cargar cualquiera de las dos, porque muchas entidades informan un importe por práctica y no un porcentaje. En la tabla, el cálculo que hace un sistema que resta la cobertura al precio cargado, con cifras de ejemplo:
| Forma de cobertura | Precio cargado: $28.000 | Resultado del cálculo para el paciente |
|---|---|---|
| Porcentaje del precio | Cubre el 50 % | $14.000 |
| Importe fijo por práctica | Reconoce $9.000 | $19.000 |
| Importe fijo mayor que el precio | Reconoce $35.000 | $0 (la cobertura no supera el valor de la práctica) |
Es un cálculo aritmético sobre el precio cargado, no define qué corresponde cobrar: si ese resultado es un coseguro, una diferencia permitida o ambas cosas lo determina el convenio. Si en tu convenio la práctica tiene un arancel propio, distinto de tu precio particular, lo que hay que cargar como precio es ese arancel convenido, y como cobertura, lo que la entidad efectivamente reconoce.
Otros dos puntos que evitan errores:
- Un importe fijo no crece si cambia el precio del tratamiento, mientras que un porcentaje se mueve en proporción.
- Lo que se le dijo al paciente tiene que coincidir con lo que se cobra. Por eso conviene mostrar la cobertura y la parte del paciente por separado desde el presupuesto, como vimos en cómo hacer un presupuesto odontológico.
Otro punto delicado es qué pasa cuando la obra social actualiza sus importes. Los turnos que ya se atendieron deberían conservar la cobertura con la que se realizaron: si se recalcularan con los valores nuevos, cambiarían montos ya cobrados o liquidados. Conviene que el sistema que uses congele la cobertura al registrar la atención.
Liquidar a la obra social: reunir, presentar, facturar y controlar el cobro
Hay tres cosas que suelen confundirse bajo la palabra "liquidación", y conviene mantenerlas separadas:
| Etapa | Qué es | Quién define cómo se hace |
|---|---|---|
| Liquidación interna | El resumen del consultorio de las prestaciones realizadas en un período, con lo que corresponde reclamar a cada entidad | El consultorio |
| Presentación formal | La entrega de la facturación y la documentación a la obra social, con sus planillas y formatos | Cada entidad y su convenio |
| Facturación fiscal | El comprobante que el consultorio emite por esos servicios, según las normas fiscales | La normativa fiscal y lo que acuerde con la entidad; conviene consultarlo con el contador |
La parte interna del trabajo, la liquidación, es siempre parecida:
- Reunir los turnos del período que tienen un importe a cargo de la obra social y que todavía no fueron liquidados.
- Revisar paciente por paciente: que la práctica, la pieza y la fecha coincidan con lo registrado y con la orden o autorización cuando corresponde.
- Presentar según el circuito y los formatos de la entidad (en papel, por su web o por el medio que indique).
- Seguir el cobro: marcar cuándo se presentó, cuándo se cobró y qué quedó observado.
Dos prácticas evitan los problemas más comunes. La primera es no liquidar dos veces la misma prestación: una vez incluida en una liquidación, tiene que quedar marcada para no volver a aparecer. La segunda es liquidar con regularidad (por ejemplo, todos los meses) en lugar de acumular: cuanto más tiempo pasa, más difícil es reconstruir qué pasó con cada paciente.
Tres controles administrativos para que no se pierda ninguna prestación
Más que un tablero sofisticado, alcanza con revisar con regularidad (por ejemplo, una vez por semana o al cerrar cada mes) tres listas. Cada una responde una pregunta distinta:
| Control | Qué pregunta responde | Qué hacer si aparece algo |
|---|---|---|
| Prestaciones realizadas y no liquidadas | ¿Qué se atendió con obra social y todavía no se incluyó en ninguna liquidación? | Revisar si falta cargar algo, incluirlas en la liquidación del período y presentarlas |
| Órdenes con faltantes | ¿Qué órdenes todavía no están completas, aunque su etapa parezca avanzada? | Reclamar al paciente o a la entidad lo que falta, antes de la fecha límite de presentación |
| Liquidaciones pendientes de cobro | ¿Qué presentamos y todavía no cobramos? | Revisar el estado con la entidad y registrar lo observado o no pagado |
En DentalSoft, cada una de las tres se consulta en su propia pantalla: el listado de turnos pendientes que aparece al crear una liquidación, el filtro de órdenes con pendientes en el tablero y el listado de liquidaciones filtrado por estado. No hay hoy un reporte unificado ni alertas automáticas que las junten; la revisión la hace una persona del equipo. Tampoco se cruzan solas: el sistema no verifica que una prestación liquidada tenga su orden autorizada, así que esa comprobación también es del equipo.
Las órdenes contienen datos de salud: cuidá quién las ve y cómo se envían
Una orden reúne el nombre y el DNI del paciente, su obra social y número de afiliado, la prestación y, muchas veces, un diagnóstico, además de archivos adjuntos como radiografías o autorizaciones. La Ley 25.326 de protección de datos personales trata los datos referidos a la salud como datos sensibles y exige medidas de seguridad y confidencialidad. No es un detalle administrativo: es información clínica.
- Dar acceso solo a quien lo necesita. No todo el equipo tiene por qué ver todas las órdenes ni los adjuntos. Definí qué roles acceden al módulo.
- Usar un solo lugar para los adjuntos y evitar copias sueltas en celulares personales, chats o correos.
- Cuidar los links. Si compartís el documento de una orden con un link, quien lo tenga puede abrirlo: no pide contraseña ni vence. Enviáselo solo al contacto que declaró el paciente y nunca a grupos.
- Revisar el mensaje antes de enviarlo. Un recordatorio de lo que falta puede mencionar la obra social y la prestación; confirmá que lo recibe quien corresponde.
- Retirar el acceso a quien deja el equipo o cambia de funciones.
Errores comunes al trabajar con obras sociales
- Dar por cubierta una práctica sin confirmarlo. El PMO es un piso, no el plan real del paciente. Confirmar con la entidad evita cobrarle de más o de menos.
- Atender sin la autorización cuando la entidad la exige. Es la forma más directa de realizar una prestación que después no se reconoce.
- Dejar órdenes a medio completar. Falta de firma, de radiografía o de documentación suele descubrirse recién al presentar.
- No separar lo que paga el paciente de lo que cubre la obra social. Provoca malentendidos en el mostrador y diferencias al liquidar.
- Dar por sentado qué se le puede cobrar al paciente. El coseguro y la eventual diferencia de arancel dependen de la entidad y del convenio, y los valores del coseguro deben informarse de antemano.
- No actualizar la cobertura cuando la entidad cambia sus importes. Se sigue cobrando con valores viejos.
- Acumular liquidaciones. Cuanto más tarde se presenta, más difícil es revisar y corregir.
- No registrar la pieza y la fecha de cada práctica. Es la base de cualquier reclamo o revisión posterior.
Cómo lo resuelve DentalSoft, paso a paso (y qué no hace)
El problema típico de las obras sociales es que la información se reparte entre planillas, papeles y chats, y las prestaciones se pierden entre una etapa y la siguiente. DentalSoft busca centralizar ese recorrido: la cobertura, la atención registrada en el turno, la orden con sus archivos y la liquidación viven en el mismo sistema donde se manejan la agenda, la historia clínica y la caja, y cada etapa deja un rastro que se puede revisar. Lo que sigue está tomado de las pantallas reales, con datos de ejemplo.
Datos de la obra social en la ficha
El paciente tiene su obra social, su plan y su número de afiliado. Si la entidad lo pide, también se cargan datos como el titular, el grupo familiar, el parentesco y el lugar de trabajo del titular.
Cobertura por plan y por tratamiento
Cada plan de cada obra social guarda lo que cubre para cada tratamiento, como porcentaje o como importe fijo por unidad. El importe nunca supera el valor de la práctica, y si el tratamiento no tiene cobertura queda sin cargar. Se puede cargar de una vez todo un plan. El sistema calcula la parte del paciente restando la cobertura al precio cargado; el coseguro se registra aparte, en el turno, como un importe que se suma a lo que paga el paciente.
Cobertura congelada en cada atención
Al registrar los tratamientos de un turno, la cobertura aplicada queda guardada en cada línea. Si después se actualizan los importes del plan, los turnos ya cargados no se recalculan. En una atención se puede ajustar la cobertura de una línea (por ejemplo, para cargar el importe que la entidad autorizó a ese paciente).
Órdenes con seguimiento
Un tablero muestra cada orden con su etapa (pendiente, autorizada o presentada) y, aparte, qué falta para completarla (autorización, presentación del paciente, radiografía, firma u otra documentación). Se pueden guardar los archivos adjuntos, imprimir la orden con un documento propio y recordarle al paciente por WhatsApp lo que falta. El recordatorio abre WhatsApp con el mensaje armado y lo envía el usuario; no se manda solo. Un odontólogo ve únicamente las órdenes donde figura como profesional, y los adjuntos solo se abren con sesión iniciada y permiso del módulo.
Liquidación de obra social
Se crea una liquidación por obra social, con filtro opcional por plan y período, que reúne los turnos con importe a cargo de la entidad y que todavía no fueron liquidados. Los turnos incluidos quedan marcados para no repetirse. La liquidación se puede imprimir o guardar en PDF y tiene estados (pendiente, presentada, cobrada, anulada) que se cambian a mano.
1. El tablero de órdenes. Cada fila es una orden. De un vistazo se ve en qué etapa está y qué le falta, y se puede filtrar por estado, obra social, profesional o "qué falta".
2. La cobertura de un plan. Para cada tratamiento se elige si la obra social cubre un porcentaje o un importe fijo, y el sistema calcula al instante la parte del paciente sobre el precio de lista. Nada se guarda hasta confirmar.
3. La liquidación. Reúne los turnos del período con lo que cubre la obra social y el total a cobrar, y permite seguir si fue presentada o cobrada.
Lo que DentalSoft hoy no hace
- No valida afiliados ni coberturas contra los sistemas de la obra social. La cobertura es la que el consultorio carga y mantiene.
- No presenta nada a la obra social ni le envía las órdenes. La presentación se hace por el circuito de cada entidad; en el sistema se registra el seguimiento.
- Los estados los cambia el equipo. Una orden o una liquidación no pasan solas de pendiente a presentada o cobrada, y las órdenes no vencen solas.
- La liquidación es una herramienta interna. No reproduce las planillas ni los formatos de presentación de cada entidad, no registra débitos u observaciones parciales de la obra social y no emite facturas ni se vincula con ellas.
- No hay un precio de arancel convenido por obra social. El sistema trabaja con el precio del tratamiento (editable en cada línea del turno) y con la cobertura cargada; si tu convenio fija otro arancel, hay que reflejarlo en esos valores.
- No hay un reporte unificado ni alertas automáticas de prestaciones sin liquidar, órdenes con faltantes o liquidaciones sin cobrar: cada lista se consulta en su pantalla.
- El link público del documento de una orden no pide contraseña ni vence; conviene enviarlo solo al contacto declarado por el paciente. El acceso a estas pantallas depende de los permisos de cada rol, y algunos módulos de DentalSoft dependen del plan contratado.
Un detalle práctico: si una obra social exige su propia ficha en papel, la orden se puede imprimir con una plantilla que la reproduce. Hoy hay una plantilla disponible, para una ficha de "registro de prestaciones".
Preguntas frecuentes
Depende de la entidad y del plan. Como piso, el Programa Médico Obligatorio incluye prestaciones odontológicas básicas (la Resolución 201/2002, integrada al PMO, lista consultas, obturaciones, endodoncia, prevención, tratamiento periodontal, radiografías y extracciones, y desde entonces se incorporaron otras prácticas). Los límites por pieza, edad o frecuencia y los coseguros se confirman con cada entidad, porque tiene su propio plan y su convenio con el consultorio.
No necesariamente: lo define cada entidad. Algunas exigen autorización u orden para ciertas prácticas y otras no. Conviene preguntarlo a la obra social al momento de dar el turno y dejar registrado qué requisitos tiene cada práctica.
El estado indica la etapa en la que está (por ejemplo, pendiente, autorizada o presentada). Lo que falta indica qué impide completarla (la autorización, la firma, una radiografía u otra documentación). Una orden puede estar autorizada y, aun así, tener faltantes, por eso conviene registrar las dos cosas por separado.
Puede ser cualquiera de los dos. Muchas obras sociales informan un importe por práctica y no un porcentaje. Un sistema que calcula la parte del paciente restando la cobertura al precio cargado, con un importe fijo, obtiene la diferencia con ese precio, y si el importe lo supera, $0. Si ese resultado es un coseguro, una diferencia permitida o ambas cosas lo define el convenio con la entidad.
Con regularidad, por ejemplo todos los meses, y respetando los plazos que indique cada entidad. Acumular prestaciones dificulta revisar qué se hizo con cada paciente y aumenta el riesgo de que algo quede sin presentar.
Los turnos que ya se atendieron deberían conservar la cobertura con la que se realizaron. En DentalSoft, la cobertura queda guardada en cada línea al registrar la atención, y actualizar los importes de un plan afecta a las atenciones nuevas, no a las ya cargadas.
La cobertura es lo que la obra social reconoce o paga por la práctica. El coseguro es el importe que la entidad fija a cargo del afiliado y que, desde la Resolución 1926/2024, puede definir libremente salvo las prestaciones exentas, informándolo al afiliarse. La diferencia de arancel sería lo que el consultorio cobre por encima de lo que reconoce la entidad, y puede no estar permitida: depende del convenio y de la normativa aplicable.
No. Hoy el sistema no valida afiliados ni coberturas contra los sistemas de la entidad ni presenta las prestaciones por ella. Sirve para llevar la cobertura, las órdenes y las liquidaciones del consultorio y para hacerles seguimiento; la presentación y la facturación se hacen por el circuito de cada obra social.
Fuentes
- Resolución 201/2002 del Ministerio de Salud. Programa Médico Obligatorio de Emergencia (PMOE), Anexo I, punto 6 (Odontología) — Ministerio de Salud de la Nación, Legislación Sanitaria Argentina (texto original, publicado como Actualización Normativa Nº 1/2002 de la Superintendencia de Servicios de Salud; modificado posteriormente, por ejemplo por la Resolución 1926/2024), consultado el 20 de octubre de 2026
- Resolución 1926/2024 del Ministerio de Salud. Coseguros del Programa Médico Obligatorio — Boletín Oficial de la República Argentina, 24/06/2024 (el anexo se publica en la edición web; no se verificaron modificaciones posteriores), consultado el 20 de octubre de 2026
- Ley 25.326. Protección de los Datos Personales (arts. 2, 9 y 10, texto actualizado) — Infoleg, Ministerio de Economía de la Nación (texto actualizado; la página no indica fecha de actualización), consultado el 20 de octubre de 2026
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